Polityka prywatności i informacje o przetwarzaniu danych (RODO)
Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Orkiestrę Dętą OSP Osowo, w tym w związku z korzystaniem ze stron internetowych orkiestry i szkółki oraz z kontaktami przez e-mail, telefon i media społecznościowe.
Administratorem danych osobowych jest Orkiestra Dęta OSP Osowo, działająca przy Ochotniczej Straży Pożarnej w Osowie.
Adres do korespondencji:
ul. Wielewska 46, 83-440 Osowo
Dane kontaktowe w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
- adres e-mail: orkiestra.osowo@outlook.com,
- lub korespondencja tradycyjna na powyższy adres z dopiskiem „RODO”.
Inspektor ochrony danych (IOD):
orkiestra nie powołała formalnego inspektora ochrony danych.
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych
możesz kontaktować się z administratorem na wskazany wyżej adres
e-mail lub pocztą tradycyjną.
Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od tego, w jakim celu kontaktujesz się z orkiestrą lub szkółką. Najczęściej przetwarzamy następujące kategorie danych:
- dane identyfikacyjne – m.in. imię i nazwisko, wiek uczestnika, miejscowość;
- dane kontaktowe – m.in. numer telefonu, adres e-mail, dane kontaktowe rodzica / opiekuna;
- dane związane z udziałem w szkółce i orkiestrze – informacje o instrumencie, poziomie zaawansowania, obecności na próbach i występach, ewentualne rozliczenia składek;
- dane techniczne związane z korzystaniem ze stron internetowych – m.in. adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, pliki cookies, dane zapisywane w logach serwera (patrz sekcja „Pliki cookies i logi serwera”).
Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach:
- udzielenie odpowiedzi na zapytania przesyłane przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon, komunikatory (np. Messenger);
- organizacja szkółki – zapisy, ustalanie grup, harmonogramów zajęć i prób, kontakt z uczestnikami i rodzicami / opiekunami;
- organizacja działalności orkiestry – przygotowanie prób, występów i wyjazdów, komunikacja z członkami orkiestry;
- prowadzenie profili w mediach społecznościowych (np. Facebook, Instagram, YouTube, TikTok) – w celu informowania o działalności orkiestry i szkółki oraz promocji wydarzeń;
- wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (np. księgowych, podatkowych, związanych z bezpieczeństwem);
- dochowanie rozliczalności i obrona przed ewentualnymi roszczeniami – na potrzeby wykazania prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z RODO.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.
W zależności od sytuacji podstawą prawną przetwarzania jest:
-
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby,
której dane dotyczą,
np. udział w szkółce / orkiestrze, zgoda na kontakt drogą elektroniczną, zgoda na publikację wizerunku, jeśli jest wymagana; -
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy
lub działania przed jej zawarciem,
np. ustalanie szczegółów udziału w szkółce, organizacja zajęć i prób, rozliczanie świadczeń, jeżeli ma to charakter umowny; -
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku
prawnego ciążącego na administratorze,
np. przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczenia podatkowe; -
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony
interes administratora,
m.in. zapewnienie bezpieczeństwa strony www, obsługa korespondencji, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, prowadzenie profili w mediach społecznościowych i promocja działalności orkiestry.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, masz prawo w każdym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które współpracują z orkiestrą i przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa, w szczególności:
- dostawcom usług IT (hosting strony internetowej, poczta e-mail, systemy komunikacji elektronicznej), którzy zapewniają obsługę i utrzymanie infrastruktury technicznej;
- podmiotom wspierającym obsługę księgową, finansową lub prawną, jeżeli jest to konieczne do prowadzenia działalności orkiestry;
- organizatorom wydarzeń, instytucjom współpracującym oraz partnerom (np. parafie, samorządy, inne jednostki OSP) – w zakresie niezbędnym do organizacji prób, występów i wyjazdów;
- operatorom serwisów społecznościowych (np. Facebook, Instagram, YouTube, TikTok) – na zasadach określonych w regulaminach tych serwisów, jeżeli obserwujesz profile orkiestry lub wchodzisz z nimi w interakcje (np. komentarze, wiadomości).
Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że wynika to z korzystania z usług dostawców IT lub serwisów społecznościowych, którzy przechowują dane na serwerach poza EOG. W takim przypadku stosowane są odpowiednie mechanizmy ochrony przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne).
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony interes administratora, w szczególności:
- dane kontaktowe związane z zapytaniami – przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie maksymalnie przez 2 lata w celach dowodowych;
- dane związane z udziałem w szkółce i orkiestrze – przez okres trwania uczestnictwa, a po jego zakończeniu przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń (co do zasady do 6 lat);
- dane przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych (np. księgowych) – przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (np. do 5 lat od końca roku podatkowego);
- dane techniczne i logi systemowe – co do zasady przez okres do kilku miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne w związku z bezpieczeństwem systemów lub dochodzeniem roszczeń.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci prawa określone w RODO, w szczególności:
- prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
- prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – w przypadkach przewidzianych w przepisach („prawo do bycia zapomnianym”);
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub wniosku o sprostowanie;
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO) – gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora;
- prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z administratorem danych (dane w sekcji „Dane kontaktowe i skargi”). Odpowiedź zostanie udzielona co do zasady w terminie do 1 miesiąca od otrzymania żądania.
We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z administratorem:
- e-mail: orkiestra.osowo@outlook.com
-
adres pocztowy:
Orkiestra Dęta OSP Osowo
ul. Wielewska 46
83-440 Osowo
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Niniejsza polityka ma charakter informacyjny i może być okresowo aktualizowana. Aktualna wersja dokumentu jest dostępna zawsze na stronie internetowej orkiestry.
